Případová studie

Výchozí situace a zadání klienta

Společnost Cleancat, jeden z lídrů trhu úklidových služeb v České republice, dlouhodobě zajišťuje úklid a servisní činnosti pro rozsáhlé portfolio klientů napříč komerčními, administrativními i průmyslovými objekty. S rostoucím počtem zakázek, zaměstnanců a požadavků ze strany zákazníků narůstala potřeba centralizovaného řízení provozu, kontroly kvality a prokazatelnosti plnění služeb.

Klíčovým problémem byla:

• omezená kontrola skutečného provedení úklidu na konkrétním místě a v konkrétním čase,
• vysoká administrativní zátěž spojená s výkazy práce,
• obtížná dohledatelnost informací při reklamacích nebo auditech,
• rozdílná úroveň reportingu pro jednotlivé klienty.

Zadáním společnosti Cleancat bylo nasadit jednotný digitální systém, který umožní:

• řídit úklidové služby napříč všemi objekty,
• evidovat zaměstnance, jejich docházku a vykonanou práci,
• prokazatelně doložit, kdy, kde a kým byl úklid proveden,
• poskytnout transparentní výstupy klientům i internímu managementu.

Návrh řešení a rozsah nasazení SW KLID

Na základě detailní analýzy provozu byl zvolen komplexní přístup – nasazení systému SW KLID jako centrální platformy pro řízení úklidových služeb, doplněné o cílený vývoj QR kódů s GPS lokací.

Nasazené moduly a funkcionality:

• Evidence objektů, prostor a úklidových zón.
• Plánování úklidových činností a směn.
• Evidence zaměstnanců a jejich přiřazení ke konkrétním zakázkám.
• Operativní hlášení požadavků a mimořádných úkonů.
• Mobilní aplikace pro pracovníky v terénu.
• Reporting a podklady pro fakturaci a vyhodnocování SLA.

Zásadní součástí řešení se stal vývoj chytrých QR kódů, které významně rozšířily možnosti kontroly a evidence práce.

Personalizovaný vývoj QR kódů s GPS lokalizací

Pro potřeby Cleancat byl v rámci SW KLID vyvinut personalizovaný systém QR kódů, určený pro jednoznačnou identifikaci místa a času provedení úklidové činnosti.

Hlavní princip řešení:

• Každý úklidový prostor je vybaven unikátním QR kódem (QR dock).
• Pracovník úklidu provede sken QR kódu pomocí mobilní aplikace SW KLID.
• Sken automaticky zaznamená:
• identitu pracovníka,
• přesný čas skenu,
• GPS polohu zařízení v okamžiku skenu,
• vazbu na konkrétní objekt a prostor.

Tím vzniká časoprostorový záznam, který nelze zpětně manipulovat a který slouží jako:

• důkaz provedení služby,
• podklad pro kontrolu kvality,
• objektivní data pro řešení reklamací,
• vstup pro vyhodnocování efektivity práce.

Řešení umožňuje sledovat nejen samotný sken, ale i sekvenci pohybů v objektu, což dává managementu realistický obraz o průběhu služby.

Přínosy pro provoz, management i zákazníky

Nasazením SW KLID a QR docků získala společnost Cleancat výrazně vyšší míru kontroly, transparentnosti a profesionalizace služeb.

Hlavní přínosy:

• Prokazatelné plnění úklidových služeb (čas, místo, osoba).
• Výrazné snížení administrativní zátěže.
• Eliminace sporů o rozsah a kvalitu provedených prací.
• Lepší plánování směn a kapacit.
• Přesná data pro fakturaci a reporting.
• Zvýšení důvěry zákazníků díky transparentním výstupům.

Z pohledu zákazníků znamená řešení:

• jasný přehled o tom, kdy a kde byl úklid proveden,
• vyšší kvalitu služeb,
• možnost objektivního vyhodnocování SLA.

Partnerský přístup a rozvoj řešení

Vývoj QR docků probíhal v úzké spolupráci týmů Cleancat a EASY FM. Řešení bylo od počátku navrhováno jako škálovatelné a dlouhodobě rozšiřitelné, s možností dalšího rozvoje podle potřeb provozu i požadavků klientů Cleancat.

 

SW KLID se tak stal:

• centrálním nástrojem řízení úklidových služeb,
• datovým základem pro další optimalizaci procesů,
• technologickým pilířem profesionalizace celého segmentu úklidu.

Shrnutí

• Cleancat nasadil SW KLID jako jednotnou platformu pro řízení úklidových služeb.
• Personalizované QR docky s GPS přinesly jednoznačnou identifikaci času a místa práce.
• Řešení zvyšuje transparentnost, kontrolu i důvěru zákazníků.
• Data nahrazují odhady a subjektivní hodnocení.